Auxiliar de Compras / Asistente de Compras

Responsabilidades

• Apoyar la función de compras del resort de Cancún: procesar órdenes de compra, coordinar con los jefes de departamento la aprobación de requisiciones, gestionar la comunicación con proveedores para la programación de entregas y mantener los registros de compras (órdenes de compra, facturas de proveedores, notas de entrega) que el equipo de cuentas por pagar requiere para la conciliación de tres vías
• Coordinar con el equipo de almacén la recepción de mercancías: verificar que las entregas coincidan con las especificaciones de la orden de compra (cantidad, unidad, marca y calidad) y que la nota de entrega esté firmada y archivada antes de aceptar cualquier mercancía en almacén
• Gestionar el calendario de compras de las categorías perecederas: la compra diaria de alimentos frescos del resort requiere un calendario de entregas estricto con los proveedores de frutas y verduras frescas, mariscos y lácteos del hotel — el auxiliar de compras coordina las ventanas de entrega diarias y gestiona cualquier faltante o sustitución con el chef ejecutivo
• Mantener la base de datos de contactos de proveedores y el catálogo de productos de la lista de proveedores aprobados del departamento: las compras del resort de Cancún usan una lista de proveedores aprobados para asegurar calidad y cumplimiento consistentes — el auxiliar de compras mantiene la base de datos y señala cualquier cambio de proveedor o descontinuación de producto
• Procesar la recepción de facturas CFDI para la función de cuentas por pagar: verificar que todas las facturas de proveedores sean CFDI timbrados válidos antes de canalizarlas a cuentas por pagar, y coordinar el proceso de corrección de CFDI con los proveedores que emiten facturas no conformes
• Dar seguimiento a los KPI de compras para el Gerente de Compras: reportar semanalmente las tasas de cumplimiento de entregas, la variación de precios respecto al costo estándar y las métricas de desempeño de proveedores

Requisitos

• Experiencia en compras o administrativa; se prefiere hotel o servicio de alimentos
• Cumplimiento de facturas CFDI de proveedores
• Fundamentos de comunicación y negociación con proveedores
• Conocimiento de control de inventarios
• Dominio de Excel y software de compras

Prestaciones

• IMSS, aguinaldo, vacaciones pagadas + prima
• Comida del personal
• Sueldo fijo mensual
• Desarrollo profesional hacia Coordinador de Compras y Gerente de Compras

Ambiente de trabajo

Auxiliar de compras en un gran resort todo incluido de Cancún. Procesamiento de órdenes de compra, coordinación de entregas de proveedores y gestión del cumplimiento de CFDI para una de las operaciones de compras hoteleras de mayor volumen de México.

Sobre el rol

El auxiliar de compras del resort de Cancún que recibe la llamada del chef a las 6:00 AM sobre la entrega de pulpo que llega 8 kg por debajo de los 25 kg ordenados — que de inmediato contacta al proveedor de mariscos, escala al proveedor de mariscos de respaldo de la lista aprobada para una entrega el mismo día de los 8 kg faltantes, confirma la entrega para las 11:00 AM y comunica la solución al chef para las 6:30 AM — ha hecho el trabajo de respuesta de la cadena de suministro que significa que los huéspedes en la estación de ceviche esa noche nunca sabrán que hubo un problema. La excelencia de la función de compras es invisible cuando funciona y muy visible cuando no. El auxiliar que la hace funcionar de forma invisible ha hecho su trabajo al más alto nivel.